Algemene privacyverklaring & register van verwerkingsactiviteiten
Als ouders of medewerkers van ’t Mereltje sluiten jullie een overeenkomst met ’t Mereltje BV in Bilthoven. Wij hebben jullie persoonlijke gegevens nodig om de overeenkomst op te stellen en gedurende de looptijd van de overeenkomst hebben we ze nodig voor verschillende doeleinden. Wij informeren jullie graag over de manier hoe wij de gegevens verwerken. Hiervoor hebben we deze privacyverklaring opgesteld.
Wat doen we met de gegevens?
Oudergegevens:
- De gegevens die we bij de inschrijving ontvangen, gebruiken we voor het opstellen van de digitale overeenkomst.
- Op de tablet op de groepen staan de algemene gegevens. Zo kunnen de medewerkers jullie bellen als er wat is. Ook kan er in het ergste geval contact worden opgenomen met de huisarts. Gegevens als het BSN-nummer of bankrekeningnummer worden in deze groepsapp niet getoond. De gegevens worden beheerd op de server van Kindplanner. Wij beheren en behandelen deze gegevens in de cloud via een weblink die aan de veiligheidseisen voldoen.
- Jullie mailadres wordt alleen gebruikt om direct contact op te nemen wanneer er vragen zijn en voor informatieve mailings over de opvang bij ’t Mereltje.
- De bij ons bekende gegevens zijn zichtbaar zijn op het ouderportaal. Jullie hebben daardoor altijd inzage in de gegevens die jullie hebben doorgegeven.
- Wijzigingen kunnen jullie direct doorgeven via het ouderportaal, met uitzondering van het bankrekeningnummer en BSN-nummer. Deze kunnen alleen gewijzigd worden bij een nieuwe overeenkomst of via info@mereltje.nl.
- Eenmaal per jaar wordt de jaaropgave van de kinderen doorgestuurd naar de Belastingdienst. Op verzoek van de Belastingdienst zenden wij tussentijds gegevens toe.
- Wanneer er niet aan de overeengekomen betalingsplicht voldaan kan worden, zullen de gegevens naar een nog nader te bepalen incassobureau worden gestuurd. Daarvan brengen we je eerst op de hoogte.
Personeelsgegevens:
- Je gegevens worden gebruikt om de arbeidsovereenkomst op te stellen.
- Je gegevens worden gebruikt om je digitale rooster te maken via Kindplanner personeel.
- Je gegevens worden bij onze salarisadministratie (Raet) geregistreerd om je salaris te kunnen betalen en je loonstrook te genereren.
- De gespreksverslagen die we tijdens je dienstverband opstellen, worden digitaal opgeslagen op onze server. De server wordt gehost via OfficeGrip.
- Als je een cursus volgt zullen je NAW-gegevens worden doorgegeven aan de organisator van de cursus.
- De bij ons bekende gegevens kun je via de personeelsapplicatie bekijken. Gespreksverslagen kun je opvragen via pz@mereltje.nl.
- Wijzigingen in de gegevens kun je doorgeven via pz@mereltje.nl. Deze nemen we binnen 7 werkdagen in behandeling.
- Wanneer je sollicitatie niet leidt tot een arbeidsovereenkomst, zullen je gegevens na 140 dagen worden verwijderd.
Beveiliging & Ontvangers van verzamelde gegevens
De bescherming van privacy is belangrijk. Daarom zijn onze systemen en programma’s adequaat beveiligd en hebben we verwerkingsovereenkomsten met de partijen die jullie gegevens digitaal beheren. De gegevens worden verwerkt via de volgende partijen:
- Raet (personeelsgegevens)
- Kindplanner (personeels-, kind- en oudergegevens)
- Exact (personeels-, kind- en oudergegevens)
- OfficeGrip ( personeels-, kind- en oudergegevens)
In de verwerkingsovereenkomsten komen de volgende punten aan de orde:
- Doeleinden van verwerking.
- Verplichtingen van de Verwerker dat de AVG wordt nageleefd.
- Inzet Subverwerkers.
- Doorgifte van persoonsgegevens.
- Verdeling van verantwoordelijkheid.
- Beveiliging.
- Meldplicht.
- Rechten van betrokkenen.
- Geheimhoudingsplicht.
Vragen? We beantwoorden ze graag. Stuur een e-mail naar info@mereltje.nl of bel ons op 030 – 22 88 601.